แบบฝึกหัดบทที่ 1

⚡ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ(MIS)  

          ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ(MIS)  หมายถึง   ระบบที่รวบรวมและจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ ทั้งภายใน และภายนอกองค์การอย่างมีหลักเกณฑ์ เพื่อนำมาประมวลผลและจัดรูปแบบให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการทำงาน และการตัดสินใจในด้านต่าง ๆ ของผู้บริหารเพื่อให้การดำเนินงานขององค์การเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดยที่เราจะเห็นว่า MIS จะประ กอบด้วยหน้าที่หลัก 2 ประการ คือ 

  1.สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ทั้งจากภายในและภายนอกองค์การมาไว้ด้วยกันอย่างเป็นระบบ  
 2.สามารถทำการประมวลผลข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการปฏิบัติงานและการบริหารงานของผู้บริหาร          ดังนั้นถ้าระบบใดประกอบด้วยหน้าที่หลักสองประการ ตลอดจนสามารถปฏิบัติงานในหน้าที่หลักทั้งสองได้อย่างครบถ้วน และสมบูรณ์ ระบบนั้นก็สามารถถูกจัดเป็นระบบ MIS ได้ ระบบ MIS ไม่จำเป็นที่จะต้องสร้างขึ้นจากระบบคอมพิวเตอร์ MIS อาจสร้างขึ้นมาจากอุปกรณ์อะไรก็ได้ แต่ต้องสามารถปฏิบัติหน้าที่หลักทั้งสองประการได้อย่างครบถ้วนและสมบูรณ์ แต่เนื่องจากปัจจุบันคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์ที่มีประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูล นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ (System Analyst and  Designer ) จึงออกแบบระบบสารสนเทศให้มีคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์หลักในการจัดการสารสนเทศ

        

Management information system - MIS

สรุปตามความเข้าใจได้ว่า

             ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ หมายถึง การรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กรที่เกี่ยวพันกับองค์กรทั้งในอดีตและปัจจุบัน รวมทั้งสิ่งที่คาดว่าจะเป็นในอนาคต มารวมไว้ที่เดียวกัน เพื่อทำการประมวลผลได้อย่างเป็นระบบระเบียบของหลักเกณฑ์พื้นฐานที่ถูกสร้างไว้ ให้เกิดประสิทธิภาพ และจะทำให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจในการวางแผนการควบคุม และการปฏิบัติการขององค์กรได้อย่างถูกต้อง

คุณสมบัติของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

      ปัจจุบันองค์การสามารถพัฒนาระบบสารสนเทศด้วยตนเองหรือให้ผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกเข้าดำเนินการ โดยการออกแบบและพัฒนา MIS ที่สอดคล้องตามหลักการ ระบบก็จะสามารถอำนวยประโยชน์ให้กับองค์การได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ โดยที่การพัฒนาระบบสารสนเทศต้องคำนึงถึงคุณสมบัติที่สำคัญของ MIS ต่อไปนี้

1. ความสามารถในการจัดการข้อมูล (Data Manipulation)
           ระบบสารสนเทศที่ดีต้องสามารถปรับปรุงแก้ไขและจัดการข้อมูล เพื่อให้เป็นสารสนเทศที่พร้อมสำหรับนำไปใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ ปรกติข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจจะมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ข้อมูลที่ถูกป้อนเข้าสู่ MIS ควรที่จะได้รับการปรับปรุงแก้ไขและพัฒนารูปแบบ เพื่อให้ความทันสมัยและเหมาะสมกับการใช้งานอยู่เสมอ
2. ความปลอดภัยของข้อมูล (Data Security)
           ระบบสารสนเทศเป็นทรัพยากรที่สำคัญอีกอย่างขององค์การ ถ้าสารสนเทศบางประเภทรั่วไหลออกไปสู่ บุคคลภายนอก โดยเฉพาะคู่แข่งขัน อาจทำให้เกิดความเสียโอกาสทางการแข่งขัน หรือสร้างความเสียหายแก่ธุรกิจ ความสูญเสียที่เกิดขึ้นอาจจะเกิดจากความรู้เท่าไม่ถึงการณ์ หรือการก่อการร้ายต่อระบบ จะมีผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพและความเป็นอยู่ขององค์กร
3. ความยืดหยุ่น (Flexibility)
            สภาพแวดล้อมในการดำเนินธุรกิจหรือสถานการณ์การแข่งขันทางการค้าที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ส่งผลให้ระบบสารสน เทศที่ดีต้องมีความสามารถในการปรับตัว เพื่อให้สอดคล้องกับการใช้งานหรือปัญหาที่เกิดขึ้น โดยที่ระบบสารสนเทศที่ถูกสร้างหรือถูกพัฒนาขึ้นต้องสามารถตอบสนองความต้องการของผู้บริหารได้อยู่เสมอ โดยมีอายุการใช้งาน การบำรุงรักษา และค่าใช้จ่ายที่เหมาะสม4. ความพอใจของผู้ใช้ (User Satisfaction)
             ปรกติระบบสารสนเทศ ถูกพัฒนาขึ้น โดยมีความมุ่งหวังให้ผู้ใช้สามารถนำมาประยุกต์ในงานหรือเพิ่มประสิทธิภาพในการทำ งาน ระบบสารสนเทศที่ดีจะต้องกระตุ้นหรือโน้มน้าวให้ผู้ใช้หันมาใช้ระบบให้มากขึ้น โดยการพัฒนาระบบต้องทำการพัฒนาให้ตรงกับความต้องการ และพยายามทำให้ผู้ใช้พอใจกับระบบ เมื่อผู้ใช้เกิดความไม่พอใจกับระบบ ทำให้ความสำคัญของระบบลดน้อยลงไป ก็อาจจะทำให้ไม่คุ้มค่ากับการลงทุนได้

สาเหตุที่ผู้บริหารควรมีการจัดการระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ก็เพราะระบบการจัดการสารสนเทศนั้นจะช่วยให้การตัดสินใจและบริหารงานของผู้บริหารมีประสิทธิภาพ ช่วยในการแก้ไขปัญหาหรือเลือกโอกาสที่เกิดขึ้นได้อย่างรอบคอบ เนื่องจากปรกติปัญหาของผู้บริหารจะมีลักษณะที่เป็นกึ่งโครงสร้าง (Semi-Structure) และไม่มีโครงสร้าง (Nonstructure) ซึ่งยากต่อการวางแนวทางรองรับหรือการแก้ปัญหา ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต

ประโยชน์ที่ผู้บริหารจะได้รับจากการใช้งานระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการก็คือ

      - ทำให้ผู้บริหารสามารถจะเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วในรูปแบบที่เหมาะสม และสามารถนำข้อมูลมาใช้ประโยชน์ได้ทันต่อความต้องการ

       - ผู้บริหารจะสามารถนำข้อมูลที่ได้จากระบบ สารสนเทศมาช่วยในการวางแผนและกำหนดเป้าหมายในการดำเนินงาน เนื่องจากสารสนเทศถูกเก็บรวบรวมและจัดการ อย่างเหมาะสม ทำให้มีประวัติของข้อมูลอย่างต่อเนื่อง สามารถที่จำชี้แนวโน้มของการดำเนินงานได้ว่าน่าจะเป็นไปในลักษณะใด

      - ช่วยในการตรวจสอบประเมินผลการดำเนินงาน เมื่อแผนงานถูกนำไปปฏิบัติในช่วงระยะเวลาหนึ่ง ผู้ควบคุมจะต้องตรวจสอบผลการดำเนินงานโดยนำข้อมูลบางส่วนมาประมวลผลประกอบการประเมิน สารสนเทศที่ได้จะแสดงให้เห็นผลการดำเนินงานว่าสอดคล้องกับเป้าหมายที่ต้องการเพียงไร

  - ช่วยในการศึกษาและวิเคราะห์สาเหตุของปัญหาผู้บริหารสามารถใช้ระบบสารสนเทศประกอบการศึกษาและการค้นหาสาเหตุ หรือข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในการดำเนินงาน ถ้าการดำเนินงานไม่เป็นไปตามแผนที่วางเอาไว้ อาจจะเรียกข้อมูลเพิ่มเติมออกมาจากระบบ เพื่อให้ทราบว่าข้อผิดพลาดในการทำงานเกิดขึ้นมาจากสาเหตุใด หรือจัดรูปแบบสารสนเทศในการวิเคราะห์ปัญหาใหม่

     - ผู้บริหารสามารถวิเคราะห์ปัญหาหรืออุปสรรคที่เกิดขึ้น เพื่อหาวิธีควบคุม ปรับปรุงและแก้ไขปัญหา สารสนเทศที่ได้จากการประมวลผลจะช่วยให้ผู้บริหาร วิเคราะห์ว่าการดำเนินงานในแต่ละทางเลือกจะช่วยแก้ไข หรือควบคุมปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างไร ธุรกิจต้องทำอย่างไรเพื่อปรับเปลี่ยนหรือพัฒนาให้การดำเนินงานเป็นไปตามแผนงานหรือเป้าหมาย

      - ช่วยลดค่าใช้จ่าย ระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ ช่วยให้ธุรกิจลดเวลา แรงงานและค่าใช้จ่ายในการทำงานลง เนื่องจากระบบสารสนเทศสามารถรับภาระงานที่ต้องใช้แรงงาน จำนวนมาก ตลอดจนช่วยลดขั้นตอนในการทำงาน ส่งผลให้ธุรกิจสามารถลดจำนวนคนและระยะเวลาในการประสานงานให้น้อยลง โดยผลงานที่ออกมาอาจเท่าหรือดีกว่าเดิม ซึ่งจะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพ และศักยภาพในการแข่งขันทางธุรกิจ

ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

            เทคโนโลยีสารสนเทศมีบทบาทสำคัญต่อการดำเนินงานทั้งระดับองค์การและอุตสาหกรรม ธุรกิจต้องการระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ เพื่อการดำรงอยู่และเจริญเติบโตขององค์การ โดยที่เทคโนโลยีสารสนเทศจะส่วนช่วยให้ธุรกิจประสบผลสำเร็จ และสามารถแข่งขันกับธุรกิจอื่นในระดับสากล เพื่อให้การทำงานมีเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ จึงต้องทำความเข้าใจถึงวิธีใช้งานและโครงสร้างของระบบสารสนเทศ สามารถสรุปส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ ได้ 3 ส่วน คือ

1. เครื่องมือในการสร้างระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการหมายถึง ส่วนประกอบหรือโครงสร้างพื้นฐานที่รวมกันเข้าเป็น MISและช่วยให้ระบบสารสนเทศดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ โดยจำแนกเครื่องมือในการสร้างระบบสารสนเทศไว้ 2 ส่วน คือ
        1.2 เครื่องมือ (Tools)
             1.2.1 อุปกรณ์ (Hardware) คือ ตัวเครื่องหรือส่วนประกอบของเครื่องคอมพิวเตอร์ รวมทั้งอุปกรณ์ ระบบเครือข่าย
             1.2.2 ชุดคำสั่ง (Software) คือ ชุดคำสั่งที่ทำหน้าที่รวบรวม และจัดการ เก็บข้อมูลเพื่อใช้ในการ บริหารงาน หรือการตัดสินใจ
           การที่จะได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ จะต้องมีการจัดลำดับ วางแผนงานและวิธีการประมวลผลให้ถูกต้อง เพื่อให้ได้ข้อมูล หรือสารสนเทศที่ต้องการ 

2. วิธีการหรือขั้นตอนการประมวลผล 

           การที่จะได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ จะต้องมีการจัดลำดับ วางแผนงานและวิธีการประมวลผลให้ถูกต้อง เพื่อให้ได้ข้อมูล หรือสารสนเทศที่ต้องการ
3. การแสดงผลลัพธ์

เมื่อข้อมูลได้ผ่านการประมวลผล ตามวิธีการแล้วจะได้ สารสนเทศ หรือMIS เกิดขึ้น อาจจะนำเสนอในรูป ตาราง กราฟ รูปภาพ หรือเสียง เพื่อให้การนำเสนอข้อมูลมีประสิทธิภาพ จะขึ้นอยู่กับลักษณะของข้อมูล และลักษณะของการนำไป ใช้งาน

มุมมองของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Dimensions of Information Systems) 

             การใช้สารสนเทศให้เกิดประสิทธิภาพ ต้องการความเข้าใจในเรื่องของโครงสร้างและการจัดการองค์กร และสามารถสร้างคุณค่าให้กับองค์กรหรือแก้ปัญหาเกี่ยวกับการตัดสินใจได้ ประกอบด้วย 3 ด้านด้วยกันได้แก่

 1.องค์กร (Organization) หมายถึงโครงสร้างที่ประกอบด้วยระดับต่างๆหลายระดับโดยมีลักษณะจำเพาะ มีการแบ่งโครงสร้างออกเป็นหลายฝ่ายตามหน้าที่การทำงานของแต่ละบุคคล

2. การจัดการ (Management) คือ สถานการณืที่องค์กรต้องเผชิญและทำการตัดสินใจ มีการสร้างแผนการเพื่อนำมาแก้ไขภายในองค์กร เป็นการตัดสินใจของผู้บริหาร โดยมีการสร้างกลยุทธ์ต่างๆ การจัดสรรทรัพยากรบุคคล การเงิน เข้ามาช่วยเหลือให้ประสบความสำเร็จ

3.เทคโนโลยี (Technology: IT) โครงสร้างพื้นฐานที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อเป็นโครงสร้างของสารสนเทศที่จะนำมาใช้งานได้ ได้แก่

- ฮาร์ดแวร์ (Hardware) อุปกรณ์ที่สามารถจับต้องได้ ที่จะคอยสั่งการให้ซอฟต์แวร์ทำงาน ขึ้นอยู่กับขนาดของฮาร์ดแวร์ รูปร่าง ซึ่งรวมถึงส่วนประกอบต่างๆเข้าด้วยกัน

- ซอฟต์แวร์ (Software) ชุดคำสั่ง ที่ทำหน้าที่ควบคุม การเชื่อต่อสื่อสารระหว่างฮาร์ดแวร์ต่างๆในระบบสารสนเทศเข้าด้วยกัน

- หน่วยงานที่จัดการข้อมูล มีการนำข้อมูลมาใช้ให้เกิดประโยชน์ในองค์กร

-การสื่อสารโดยใช้คอมพิวเตอร์กับอินเทอร์เน็ตเพื่อสื่อสาร เชื่อมต่อกันได้ทั้งทางใกล้และทางไกล ข้อมูลจะส่งผ่านเครือข่ายออกไปได้ไม่ว่าจะเป็นรูปภาพ ลิงค์ เสียง วิดิโอหรือข้อมูลต่างๆ

การศึกษาเกี่ยวกับระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ 

      มีเนื้อหาที่กว้างกว่าการศึกษาวิชาคอมพิวเตอร์โดยตรง โดยมีเนื้อหาครอบคลุมถึงแนวทางทางเทคนิค (Technical Approach) และแนวทางทางพฤติกรรมศาสตร์ (Behavioral Approach)” จากบทความข้างต้น มีความเห็นชอบว่า ทั้งหมดทั้งมวลมีความเกี่ยวข้องกัน เนื่องจากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการมีเนื้อหาที่คลอบคลุมไปถึงแนวทางทางเทคนิคและแนวทางพฤติกรรมศาสตร์ของมนุษย์ เนื่องจากการจัดการระบบสารสนเทศนั้นจะต้องมีเทคนิคในการบริหารองค์กร หรือที่เรียกว่า เทคโนโลยี เพื่อแก้ไขปัญหาหรือช่วยในเรื่องของการตัดสินใจ เพราะปัจจุบันองค์กรไม่สามารถบริหารงานได้โดยอาศัยแต่เฉพาะประสบการณ์ แต่จำต้องอาศัยเทคโลยีที่ก้าวหน้าตามยุคสมัยเพื่อช่วยแก้ไขความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตอีกด้วย ทั้งนี้การที่บุคคลภายในองค์กรจะปฏิบัติงานร่วมกันได้จะต้องอาศัยความรู้ทางพฤติกรรมศาสตร์เพื่อทำความเข้าใจซึ่งกันและกัน และนำไปสู่การบรรลุเป้าหมายที่ถูกกำหนดไว้ได้อย่างสำเร็จ 

ประเภทของระบบสารสนเทศ

     1.ระบบสารสนเทศแบบประมวลรายการ (TPS:Transaction Processing Systems ) เป็นระบบสารสนเทศที่เกี่ยวกับการบันทึกและประมวลข้อมูลที่เกิดจาก ธุรกรรมหรือการปฏิบัติงานประจำหรืองานขั้นพื้นฐานขององค์การ เช่น การซื้อขายสินค้า การบันทึกจำนวนวัสดุคงคลัง เมื่อใดก็ตามที่มีการทำธุรกรรมหรือปฏิบัติงานในลักษณะดังกล่าวข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะเกิดขึ้นทันที เช่น ทุกครั้งที่มีการขายสินค้า ข้อมูลที่เกิดขึ้นก็คือ ชื่อลูกค้า ประเภทของลูกค้า จำนวนและราคาของสินค้าที่ขายไป รวมทั้งวิธีการชำระเงินของลูกค้า

     2.ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ  (MIS:Management Information System) คือระบบที่ให้สารสนเทศ ที่ผู้บริหารต้องการ เพื่อให้สามารทำงาน ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะรวมทั้งสารสนเทศภายในและภายนอกสารสนเทศที่เกี่ยวพันกับองค์กรทั้งในอดีตและปัจจุบัน นอกจากนี้ระบบนี้จะต้องให้สารสนเทศในช่วงเวลาที่เป็นประโยชน์ เพื่อให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจในการวางแผนการควบคุม และการปฏิบัติการขององค์กรได้อย่าง ถูกต้อง แม้ว่าผู้บริหารที่จะได้รับประโยชน์จากระบบนี้สูงสุดคือผู้บริหารระดับกลาง แต่โดยพื้นฐานของระบบนี้แล้วจะเป็นระบบที่สามารถสนับสนุนข้อมูลให้ผู้บริหารทั้งสาม ระดับ คือทั้งผู้บริหารระดับต้น ผู้บริหารระดับกลางและผู้บริหารระดับสูง โดยระบบนี้จะให้รายงานที่สรุปสารสนเทศซึ่งรวบรวมจากฐานข้อมูลทั้งหมดของบริษัท

          3.ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems: DSS) เป็น ระบบสารสนเทศที่นำข้อมูลจากฐานข้อมูลต่างๆ มาใช้ในการตัดสินใจ และจะช่วยสนับสนุนการแก้ปัญหาและตัดสินใจเฉพาะกรณีตามที่ผู้บริหารต้องการ เป็นการเน้นการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ

           4.ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Information Systems: EIS หรือ Executive Support Systems: ESS) เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการวิเคราะห์ปัญหา ศึกษาแนวโน้ม และการวางแผนกลยุทธ์ ผู้บริหารสามารถเข้าถึงสารสนเทศโดยกำหนดมุมมองได้ในรูปแบบต่างๆ จึงเป็นระบบที่มีความยืดหยุ่นและคล่องตัวสูง และรวดเร็วต่อความต้องการ ใช้งานได้ง่าย EIS สามารถเข้าถึงสารสนเทศจากฐานข้อมูลภายในและภายนอกองค์การและจะนำเสนอ สารสนเทศที่ได้จากการวิเคราะห์ในรูปของรายงาน ตาราง และกราฟ เพื่อการสรุปสารสนเทศให้ผู้บริหารได้เข้าใจง่ายและประหยัดเวลา

       5.ปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence: AI) และระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert Systems: ES) ปัญญาประดิษฐ์เป็นความพยายามที่จะพัฒนาระบบคอมพิวเตอร์ (ทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์) ให้สามารถปฏิบัติงานเหมือนกับมนุษย์หรือเลียนแบบ การทำงานของมนุษย์ AI มีหลายสาขา เช่น การประมวลผลภาษาธรรมชาติ (Natural Language Processing)

      6.ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information Systems: OIS) หรือ ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation Systems: OAS) เป็นระบบสารสนเทศที่นำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพใน การทำงานของผู้ปฏิบัติงานและผู้บริหาร แบ่งได้เป็น 5 ประเภท คือ ระบบจัดการเอกสาร ระบบการจัดการข่าวสาร ระบบการทำงานร่วมกัน /ประชุมทางไกล ระบบการประมวลภาพ และระบบการจัดการสำนักงาน

ความสัมพันธ์ของระบบสารสนเทศแบบต่างๆ

            ความสัมพันธ์ของระบบสารสนเทศแบบต่างๆ ในองค์การ โดยปกติแล้ว TPS จะเป็นแหล่งข้อมูลพื้นฐานให้กับระบบสารสนเทศอื่นๆ ในขณะที่ EIS จะเป็นระบบที่รับข้อมูลจากระบบสารสนเทศในระดับที่ต่ำกว่า นอกจากนี้ ในระบบสารสนเทศแต่ละประเภทอาจมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลภายในระบบย่อยๆ กันเอง เช่น ระบบสารสนเทศฝ่ายขายกับระบบสารสนเทศฝ่ายผลิต และระบบสารสนเทศฝ่ายจัดส่งสินค้า เป็นต้น 

กระบวนการทางธุรกิจ (Business Process)

          กระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) คือ ขั้นตอนในการประกอบธุรกิจ โดยเริ่มตั้งแต่การนำเงินมาลงทุนในกิจการเพื่อใช้จ่ายเป็นค่าเครื่องจักร วัสดุอุปกรณ์ วัตถุดิบ ค่าแรง ตลอดจนค่าใช้จ่ายในการบริหารงานด้านต่างๆ แล้วทำการจำหน่ายสินค้าหรือบริการออกไป เพื่อให้ได้มาซึ่งรายรับแก่ธุรกิจ หลังจากนั้นจึงนำไปหักค่าใช้จ่ายเพื่อดูผลได้สุทธิว่าได้กำไรหรือขาดทุน แล้วจึงนำเงินนั้นมาใช้เพื่อดำเนินธุรกิจต่อไป  ยกตัวอย่างกระบวนการทางุรกิจด้านการขาย ด้านการขายจะทำหน้าที่ออกใบเสร็จรับเงิน ดูแลเรื่องค่าใช้จ่าย การจ่ายเงินเดือนของพนักงานและบุคลากรในองค์กร การบันทึกเวลาการทำงานของพนักงานรวมถึงการส่งของที่ต้องมีค่าใช้จ่ายต่างๆ

ระบบสารสนเทศที่ใช้ในองค์กร สามารถแบ่งเป็น 6 ประเภท คือ

1. ระบบการประมวลผลทางธุรกิจ (Transaction Processing System : TPS) 

ระบบการประมวลผลทางธุรกิจ มักเป็นการประมวลผลต่อวัน เช่น การรับ – จ่ายบิล ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง ระบบรายรับ – จ่ายสินค้า ระบบนี้เป็นระบบสารสนเทศลำดับแรกที่ได้รับ การพัฒนาให้ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์

2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System : MIS) 

      ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ คือ ระบบที่เกี่ยวข้องกับผู้บริหารที่ต้องการ การประมวลผลของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ให้ประโยชน์มากกว่าการช่วยงานแบบต่อวัน MIS จึงมีความสามารถในการคำนวณเปรียบเทียบข้อมูล ซึ่งมีความหมายต่อการจัดการและบริหารงานเป็นอย่างมาก นอกจากนั้นระบบนี้ยังสามารถสร้างสารสนเทศที่ถูกต้องทันสมัย

3. ระบบช่วยตัดสินใจ (Decision Support System : DSS) 

        ระบบช่วยตัดสินใจ หมายถึง ระบบที่ทำหน้าที่จัดเตรียมสารสนเทศ เพื่อช่วยในการตัดสินใจ หากเป็นการใช้โดยผู้บริหารระดับสูง เรียกว่า “ระบบสนับสนุนการตัดสินในเพื่อผู้บริหารระดับสูง” (Executive Support System : ESS) บางครั้งสารสนเทศที่ TPS และ MIS ไม่สามารถช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้จำเป็นต้องพัฒนาระบบช่วยตัดสินใจ DSS ขึ้น เพื่อช่วยในการตัดสินใจภายใต้ผลสรุปและการเปรียบเทียบข้อมูลจากแหล่งอื่น ทั้งภายในและนอกองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเพื่อช่วยในการตัดสินใจที่ไม่ได้คาดไว้ล่วงหน้า เช่น การตัดสินใจเกี่ยวกับการรวมบริษัท การขยายโรงงานใหม่ เป็นต้น

4. ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง (Executive Information System : EIS) 

          ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง คือ MIS ประเภท พิเศษที่ถูกพัฒนาสำหรับผู้บริหารระดับสูง โดยเฉพาะช่วยให้ผู้บริหารระดับสูงที่ไม่คุ้นเคยกับเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถ ใช้ระบบสารสนเทศได้ง่ายขึ้น โดยใช้เมาส์เลื่อนหรือจอภาพแบบสัมผัส เพื่อเชื่อมโยงข่าวสารระหว่างกันทำให้ผู้บริหารไม่ต้องจำคำสั่ง

5. ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation System : OAS) 

        ระบบสำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ใช้บุคลากรน้อยที่สุด โดยอาศัยเครื่องมือแบบอัตโนมัติและระบบสื่อสารเชื่อมโยงข่าวสารระหว่าง เครื่องมือเหล่านั้นเข้าด้วยกัน OAS มีจุดมุ่งหมายให้เป็นระบบที่ไม่ใช้กระดาษข่าวสารถึงกันด้วยข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Interchange) แทน ซึ่งมีรูปแบบในการใช้งาน 2 ลักษณะ คือ1. รูปแบบของระบบงานพิมพ์และการประมวลผลทางอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ การสื่อสารด้วยข้อความ E – mail , FAX2. รูปแบบการประชุมทางไกลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การประชุมทางไกลแบบมีแต่เสียง (Audio Conferencing) การประชุมทางไกลแบบมีทั้งภาพและเสียง (Video – Conferencing)

6. ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Artificial Intelligence / Expert System : AI/ES)

       ระบบผู้เชี่ยวชาญ หมายถึง ระบบที่ทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์กลายเป็นผู้เชี่ยวชาญในสาขาใดสาขาหนึ่งคล้ายกับมนุษย์ ระบบนี้ได้รับความรู้จากมนุษย์ผู้เชี่ยวชาญในสาขาใดสาขาหนึ่งเก็บไว้ในระบบ คอมพิวเตอร์ เพื่อให้คอมพิวเตอร์สามารถวิเคราะห์เหตุผล เพื่อตัดสินใจ ความรู้ที่เก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์นี้ประกอบด้วย ฐานความรู้ (Knowledge Bass) และกฎข้อวินิจฉัย (Inference Rule) ซึ่ง เป็นความสามารถเฉพาะที่ทำให้ระบบคอมพิวเตอร์สามารถตัดสินใจได้เอง เช่น การวินิจฉัยความผิดพลาดของรถจักรดีเซลไฟฟ้าโดยใช้คอมพิวเตอร์

การทำงานร่วมกัน (Collaboration) คือการร่วมแรงร่วมใจกันทำงาน เป็นกระบวนการที่วนเกิดขึ้นซ้ำ ๆระหว่างกลุ่มคนหรือองค์กรที่ทำงานร่วมกันเพื่อไปสู่เป้าหมายขององค์กรที่ตั้งไว้ โดยมีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้และสร้างข้อตกลง ตัดสินใจ แก้ไขปัญหาร่วมกัน อีกทั้งยังมีการร่วมใจ ทัศนคติ ความตั้งใจ การมุ่งผลสัมฤทธิ์ของงานร่วมกัน เป็นไปในทิศทางเดียวกันการทำงานร่วมกันทำงานร่วมกับผู้อื่นเพื่อให้เกิดการแชร์และเป้าหมายที่ชัดเจน การทำงานร่วมกันเน้นภารกิจหรือภารกิจความสำเร็จและมักจะเกิดขึ้นในธุรกิจหรืออื่น ๆองค์กรและระหว่างธุรกิจ เครือข่ายสังคมธุรกิจ (Social Business) คือธุรกิจเพื่อสังคม - การใช้แพลตฟอร์มเครือข่ายทางสังคม, รวมทั้ง Facebook, Twitter และสังคมภายในองค์กรเครื่องมือเพื่อดึงดูดพนักงานลูกค้าของพวกเขาและ ซัพพลายเออร์ เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้คนงานสามารถตั้งค่าโปรไฟล์,กลุ่มแบบฟอร์มและ "ติดตาม" การอัพเดตสถานะของกันและกัน เป้าหมายของธุรกิจเพื่อสังคมคือการเพิ่มความสัมพันธ์กับกลุ่มภายในและภายนอกบริษัทเพื่อเร่งรัดและเพิ่มการแบ่งปันข้อมูลนวัตกรรมและการตัดสินใจ มีการจัดแบ่งกลุ่มของเทคโนโลยีที่นำมาใช้ดังนี้

•Social networks เชื่อมต่อผ่านโปรไฟล์ส่วนบุคคลและธุรกิจเครือข่ายสังคม (ชุมชนออนไลน์) เป็นรูปแบบของเว็บไซต์ ในการสร้างเครือข่ายสังคมเป็นการบริการที่เชื่อมโยงคนหลายคนเข้าไว้ด้วยกันผ่านอินเตอร์เน็ต สำหรับผู้ใช้งานในอินเทอร์เน็ต เขียนและอธิบายความสนใจ และกิจการที่ได้ทำ และเชื่อมโยงกับความสนใจและกิจกรรมของผู้อื่น ในบริการเครือข่ายสังคมมักจะประกอบไปด้วย การแชท ส่งข้อความ ส่งอีเมลล์ วิดีโอ เพลง อัปโหลดรูป บล็อก ตัวอย่างของ Social Network ได้แก่ Facebook Twitter Hi5 Blogger เป็นต้น

•Crowsourcing ใช้ความรู้โดยรวมเพื่อสร้างแนวคิดและแนวทางใหม่ ๆการกระจายปัญหาไปยังกลุ่มค้นเพื่อค้นหาคำตอบ และวิธีการในการแก้ปัญหาทางธุรกิจนั้นๆ บริษัทสามารถ broadcast คำถามหรือปัญหาที่ต้องการคำตอบไปยังกลุ่มคนขนาดใหญ่เพื่อให้ได้มาซึ่งวิธีการใหม่ เป็นการทำงานที่เกิดขึ้นมาจากกลุ่มคนจำนวนมาก เกิดจากการที่เรามีไอเดียหรือปัญหาที่ยากจะทำสำเร็จได้ด้วยตัวคนเดียว โดยอาจจะขาดเงินทุนสนับสนุน หรือแรงงานที่จะช่วยในการทำให้สำเร็จ เราก็สามารถแบ่งงานเหล่านั้นออกเป็นชิ้นเล็กๆ และกระจายให้กลุ่มคนหลายๆ คนทำพร้อมๆ กัน ให้เขาแก้ปัญหาเล็กๆ ให้เรา เมื่อทุกคนต่างทำงานเล็กๆ ของตนสำเร็จแล้ว ก็หมายถึงว่างานชิ้นใหญ่ที่ประกอบขึ้นจากงานชิ้นเล็กๆ เหล่านั้นก็จะประสบความสำเร็จไปด้วย

•Shared workspaces ประสานงานโครงการและงานสร้างเนื้อหาร่วมกันคือการที่กลุ่มคนจากต่างสาขาอาชีพมารวมตัวกันและทำงานในพื้นที่เดียวกัน การทำงานในลักษณะนี้แตกต่างจากการทำงานในบริษัทหรือองค์กรโดยทั่วไป ก็คือ ทุกคนต่างคนต่างทำงานของตัวเอง เพียงแต่แบ่งปันพื้นที่ในการทำงานร่วมกันเท่านั้น การรวมตัวกันในพื้นที่ทำงานชั่วคราวแล้ว ยังอาจหมายถึงชุมชนย่อม ๆ ที่เป็นสังคมแห่งการแบ่งปันของคนทำงานจากหลายสาขาอาชีพได้อีกด้วย

•Blogs and wikis เผยแพร่และเข้าถึงความรู้ได้อย่างรวดเร็ว หารือเกี่ยวกับความคิดเห็นและประสบการณ์

                -Blog เป็นรูปแบบเว็บไซต์ประเภทหนึ่ง ซึ่งถูกเขียนขึ้นในลำดับที่เรียงตามเวลาในการเขียน ซึ่งจะแสดงข้อมูลที่เขียนล่าสุดไว้แรกสุด บล็อกโดยปกติจะประกอบด้วย ข้อความ ภาพ ลิงค์ ซึ่งบางครั้งจะรวมสื่อต่าง ๆ ไม่ว่า เพลง หรือวิดีโอเป็นที่ ๆ บอกเล่าประสบการณ์ หรือความคิดของผู้เขียนมักจะมีเจ้าของblogเพียงคนเดียว บล็อคจะมีเนื้อหาคลอบคลุมไปด้านใดด้านหนึ่งที่ผู้เขียนบล็อคนั้นสนใจ โดยผู้อ่านและผู้เขียนสามารถแสดงความคิดเห็นโต้ตอบกันได้ เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการมีพื้นที่ไว้สำหรับบอกเล่าเรื่องราว ประสบการณ์ งานอดิเรก หรือสิ่งที่ชื่นชอบให้แก่ผู้อื่นฟัง และสามารถพูดคุยแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกับผู้ที่เข้ามาอ่านเรื่องราวของเราได้

                -Wiki เป็นสังคมแลกเปลี่ยนการเรียนรู้ ผู้เข้ามาใช้งานสามารถเขียนหรือแก้ไขข้อมูลได้ทุกเวลา wiki เป็นเหมือนคลังความรู้ออนไลน์ ที่เป็นศูนย์กลางในการเก็บรวบรวมความรู้จากผู้รู้ หลายคน มาเก็บรวบรวมไว้ที่เดียวกัน ซึ่งผู้ใช้งานรายอื่น ๆ สามารถเข้ามาศึกษาหาความรู้ได้ แต่แสดงความคิดเห็นไม่ได้ วิกิซอฟต์แวร์ซึ่งเป็นตัวซอฟต์แวร์รองรับการทำงานระบบนี้ หรือยังสามารถหมายถึงตัวเว็บไซต์เองที่นำระบบนี้มาใช้งาน

•Social commerce แชร์ความคิดเห็นเกี่ยวกับการซื้อหรือซื้อบนแพลตฟอร์มโซเชียล Social Media ในมุมมองที่เกี่ยวข้องกับ E-Commerce การแบ่งปันความคิดเกี่ยวกับการซื้อบนแพลตฟอร์มของสังคมออนไลน์หรือการทำธุรกิจโดยมีส่วนที่เกี่ยวข้องกับ Social Activity บนโลกออนไลน์ Social Commerce เป็นธุรกรรมเชิงพาณิชย์ที่เกิดขึ้นอย่างแพร่หลาย

•File sharing อัปโหลดแชร์และแสดงความคิดเห็นในรูปภาพวิดีโอเสียงข้อความเอกสาร ระบบการแชร์ไฟล์บน Windows ที่จะทำให้เราสามารถแชร์ไฟล์ต่าง ๆ อัปโหลด และแบ่งปันการใช้งานร่วมกันไม่ว่าจะเป็นเอกสาร รูปภาพ วีดีโอ หรืออะไรก็แล้วแต่ที่ถูกเก็บไว้จากศูนย์กลางที่เดียว คอยให้บริการกับ Client User เข้าไปใช้งานโดยที่ไม่ต้องเก็บไว้กับเครื่องตนเอง และยังสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์หรือโฟลเดอร์เหล่านั้นได้อีกด้วย

•Social marketingใช้โซเชียลมีเดียเพื่อโต้ตอบกับลูกค้า ได้รับมาการตลาดรูปแบบนี้คือการสร้างสรรค์สังคม หรือการแบ่งส่วนของผลประกอบการเข้าเพื่อเข้าสู่สังคมและสิ่งแวดล้อมโดยรอบทั้งในถิ่นที่ตั้งอยู่หรือแม้กระทั้งสังคมโลกก็ตาม การทำการตลาดบนสื่อออนไลน์ คนส่วนใหญ่จะเข้าถึงได้ง่าย การเข้าถึงกลุ่มบุคคลที่สนใจในตัวสินค้าหรือบริการแบบตัวต่อตัว โดยที่เจ้าของกิจการสามารถพูดคุยหรือสอบถามข้อมูลผ่านทาง Social Media ได้เหมือนผู้ซื้อได้พูดคุยสอบถามข้อมูลกับเจ้าของร้านโดยตรงข้อมูลเชิงลึกของลูกค้า

•Communities อภิปรายหัวข้อในเรื่องการเปิดฟอรัม แบ่งปันความรู้ความชำนาญ

ธุรกิจจะได้ประโยชน์ดังนี้

•ด้านผลผลิต คนที่มีปฏิสัมพันธ์และทำงานร่วมกันสามารถจับภาพความรู้และผลผลิตของผู้เชี่ยวชาญได้ แก้ปัญหาได้เร็วกว่าจำนวนคนที่ทำงานแยกกัน จะมีข้อผิดพลาดน้อยลง

•ด้านคุณภาพ คนที่ทำงานร่วมกันสามารถแจ้งข้อผิดพลาดและแก้ไขคุณภาพได้การกระทำได้เร็วกว่าถ้าพวกเขาทำงานแยกกัน ทำงานร่วมกันและใช้เทคโนโลยีทางสังคมช่วยลดความล่าช้าในการออกแบบและผลิต

•ด้านนวัตกรรม คนที่ทำงานร่วมกันสามารถเกิดแนวคิดใหม่ ๆ ในการสร้างสรรค์นวัตกรรมได้ผลิตภัณฑ์บริการและการบริหารจัดการมากกว่าจำนวนเดียวกันการแยกกันทำงาน ข้อดีของความหลากหลายและภูมิปัญญาของฝูงชน "

•ด้านการบริการลูกค้า คนที่ทำงานร่วมกันโดยใช้ความร่วมมือและเครื่องมือทางสังคมสามารถแก้ปัญหาเรื่องร้องเรียนและปัญหาของลูกค้าที่ให้บริการลูกค้าได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่ากรณีที่พวกเขากำลังทำงานแยกออกจากกัน ประสิทธิภาพทางการเงิน

•ด้านประสิทธิภาพทางการเงิน การทำกำไร การขาย การเติบโตของยอดขาย อันเป็นผลมาจากทั้งหมดข้างต้น บริษัท ที่ทำงานร่วมกันมียอดขายที่เหนือกว่ายอดขาย ความสามารถในการทำกำไรการขายและการเจริญเติบโตและประสิทธิภาพทางการเงิน

แบบฝึกหัดบทที่ 2

1. ให้นิยามความหมายของ “องค์กร” และเปรียบเทียบคำจำกัดความด้านเทคนิค กับคำจำกัดความด้านพฤติกรรมของคำว่า “องค์กร”

                

               องค์กร (organization) หมายถึง บุคคลกลุ่มหนึ่งที่มารวมตัวกัน โดยมีวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายอย่างหนึ่งหรือหลายอย่างร่วมกัน และดำเนินกิจกรรมบางอย่างร่วมกันอย่างมีขั้นตอนเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ โดยโครงสร้างขององค์กรนั้นจะต้องมีโครงสร้างที่เป็นทางการ มีความมั่นคง โดยใช้ทรัพยากรจากสิ่งแวดล้อมมาเป็นตัวช่วย เพื่อนำไปสู่การผลิตสินค้าและการให้บริการที่เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพได้ โดยองค์กรจะประกอบไปด้วยปัจจัยหลักๆ 3 ปัจจัยด้วยกัน ได้แก่ ปัจจัยแรกคือสิ่งแวดล้อม (ทุน,แรงงาน)  ปัจจัยที่สองคือปัจจัยนำเข้าที่นำไปสู่การผลิตสินค้าและการให้บริการ ปัจจัยที่สามคือ สินค้าและบริการที่จะถูกผู้บริโภค บริโภคด้วยสิ่งแวดล้อมต่างๆ หรือสินค้าและบริการที่จะถูกนำกลับเข้ามาเป็นปัจจัยนำเข้าได้อีกครั้งหนึ่ง

                ด้านเทคนิค คือ องค์กร ต้นทุน แรงงาน เป็นปัจจัยแรกที่จัดอยู่ในปัจจัยสิ่งแวดล้อม นำเข้าสู่กระบวนการผลิต มีการเปลี่ยนแปลงองค์กรไปสู่สินค้าและบริการโดยผ่านกระบวนการผลิต จากนั้นสินค้าและการบริการก็จะถูกบริโภคโดยกระบวนการผลิต ซึ่งมันจะกลายเป็นอุปสงค์ขององค์กร

                ด้านพฤติกรรม เป็นการรวมกันของสิทธิ หน้าที่ สิทธิพิเศษบางอย่าง ภาระผูกพันธ์ และความรับผิดชอบตามหน้าที่ต่างๆของแต่ละบุคคล ซึ่งจะค่อยๆเกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องและนำไปสู่ความสมดุลระหว่างความขัดแย้งกับความไม่ขัดแย้ง จนเกิดเป็นการยอมรับ

2. อธิบายคำว่า เทคโนโลยีสารสนเทศ และองค์กรมีความสัมพันธ์กันอย่างไร และอธิบายว่าการนำระบบสารสนเทศมาใช้มีผลกระทบต่อองค์กรอย่างไรบ้าง

องค์กรและระบบสารสนเทศ

         ทั้งระบบสารสนเทศและองค์กรต่างก็มีอิทธิพลซึ่งกันและกัน ระบบสารสนเทศถูกนำมาใช้เป็นเครื่องมือในการดำเนินงานและนำเสนอรายงานทางสารสนเทศ รวมถึงสิ่งที่น่าสนใจอื่นๆ ให้แก่ธุรกิจและองค์กร ในขณะเดียวกัน องค์กรก็จะต้องเข้าใจถึงบทบาทสำคัญของระบบสารสนเทศ และพร้อมที่จะอ้าแขนเปิดรับ ด้วยการนำระบบสารสนเทศมาใช้ก็เพื่อให้องค์กรสามารถใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีใหม่ๆ  เหล่านี้

               ปฏิกิริยาระหว่างเทคโนโลยีสารสนเทศและองค์กร มีความซับซ้อนและมีปัจจัยต่างๆ ที่หลากหลายเข้ามาเกี่ยวข้อง ประกอบด้วย โครงสร้างของตัวองค์กรเอง กระบวนการธุรกิจ การเมืองภายในวัฒนธรรม สิ่งแวดล้อม และการจัดการการตัดสินใจ ทั้งนี้ผู้บริหารควรตระหนักดีว่า การนำระบบสารสนเทศเข้ามาใช้ในงานองค์กร สามารถเปลี่ยนแปลงสังคมและชีวิตการทำงานในองค์กรนี้ได้ ในขณะเดียวกัน หากผู้บริหารไม่มีความรู้ในระบบงานเดิมที่กำลังใช้งานอยู่ รวมถึงการไม่เข้าใจถึงวิธีการดำเนินธุรกิจขององค์กร  ระบบที่ได้รับการออกแบบใหม่เพื่อใช้งาน  ก็คงไม่ประสบผลสำเร็จ

ผลกระทบต่อองค์กรที่มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้

- ผลกระทบทางด้านเศรษฐศาสตร์ การนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในองค์กรจะช่วยให้องค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้นทั้งด้านการผลิต การทำงาน รายได้ รวมถึงต้นทุนในการปฏิบัติงานและการดำเนินงานของธุรกิจที่ลดลง การนำเทคโนโลยีมาใช้ในช่วงแรกๆ อาจทำให้ต้นทุนก่อตัวสูง เนื่องจากว่าต้องมีการลงทุนด้านอุปกรณ์ต่างๆ แต่เมื่อมีการใช้งานเทคโนโลยีไปเรื่อยๆ ต้นทุนที่ใช้ก็จะลดลงไป เพราะทรัพยากรมีการคงที่ ซึ่งการนำเทคโนโลยีมาใช้ในองค์กรนั้น เป็นการลงทุนแบบรับผลประโยชน์ในระยะยาว เป็นการลงทุนเพียงครั้งเดียว และในการลงทุนนั้นก็จะต้องมีการคำนึงถึงขนาดของธุรกิจขององค์กรด้วย  

-   ผลกระทบด้านโครงสร้างหรือพฤติกรรมภายในองค์กร  ทุกๆองค์กรจะมีโครงสร้างและรูปแบบขององค์กร ปัญหาที่เกิดขึ้นจากองค์กรจะสะท้อนถึงประเภทของโครงสร้างองค์กรที่กำหนดหน้าที่ในการปฏิบัติงานของบุคลากรในองค์กร เมื่อมีการนำเทคโนโลยีมาใช้ในองค์กร โครงสร้างขององค์กรก็จะมีการเปลี่ยนแปลงไปขึ้นอยู่กับผู้บริหารว่ามีการจัดการอย่างไร หากมีการจัดการที่ดีองค์กรก็จะมีประสิทธิภาพในด้านการทำงานมากขึ้น แต่หากมีการจัดการที่ไม่ดี การปฏิบัติงานของบุคลากรในองค์กรก็จะมีการเปลี่ยนแปลงไปในทางที่ลบได้ โดยจะส่งผลต่อสมาชิก ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ลูกค้า รวมถึงภาวะผู้นำที่มีส่วนเกี่ยงข้องทั้งหมด จนก่อให้เกิดความเข้าใจผิด และนำไปสู่ความขัดแย้งในที่สุด

3.เหตุใดจึงเกิดการต่อต้านของคนในองค์กรต่อระบบสารสนเทศ และผู้บริหารต้องทำอย่างไรจึงจะออกแบบระบบและนำระบบมาใช้ให้เกิดความสำเร็จ

       

       การนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในองค์กร อาจจะทำให้การทำงานประจำของแต่ละบุคคลได้มีการเปลี่ยนแปลงไปจากเดิม โดยจะทำให้บุคคลเหล่านั้นได้รับผลกระทบในทางลบได้ สิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากที่ได้รับผลกระทบในลักษณะนี้คือ ความขัดแย้งและการต่อต้าน การไม่ยอมรับในสถานภาพที่ถูกเปลี่ยนแปลงไป เช่น การนำเครื่องจักรมาแทนที่ ซึ่งทั้งหมดนี้จะนำไปสู่ผลกระทบทางด้านโครงสร้างและก่อให้เกิดความเสียหายต่อองค์กรได้ในอนาคต ทั้งนี้ผู้บริหารจะต้องมีความเข้าใจในเรื่องของเทคโนโลยีและจะต้องมีการพิจารณาในเรื่องต่างๆก่อนนำเทคโนโลยีมาใช้ในองค์กร ได้แก่

-  ผู้บริหารจะต้องพิจารณาว่าการนำเทคโนโลยีมาใช้นั้นจะทำให้ฟังก์ชั่นต่างๆในองค์กรเปลี่ยนไปหรือไม่

-  โครงสร้างขององค์กรในด้านความเชี่ยวชาญในการปฏิบัติงานและกระบวนการทางธุรกิจ

-  พิจารณาในด้านวัฒนธรรมและทางการเมือง

-  การจัดการและการดูแลของผู้บริหาร

-  พิจารณาถึงความสนใจของกลุ่มงาน ที่จะมีผลกระทบต่อการนำเทคโนโลยีมาใช้หรือไม่

- ประเภทของงาน การตัดสินใจ และกระบวนการทางธุรกิจ ที่ระบบสารสนเทศได้รับการออกแบบเพื่อช่วยเหลือภายในองค์กร

4. อธิบายว่าแรงผลักดันในการแข่งขัน ของ Porter’s competitive forces model และระบบสารสนเทศมีบทบาทต่อกลยุทธ์การบริหารอย่างไร

                แรงผลักดันในการแข่งขัน ของ Porter’s competitive forces model กล่าวว่า ระบบสารสนเทศเชิงกลยุทธ์ ไม่ได้เกิดจากผลกระทบจากคู่แข่งเพียงอย่างเดียว โดยจะต้องพิจารณาจาก 5 ด้าน ได้แก่ คู่แข่ง ตลาดใหม่ สินค้าอื่นที่จะมาทดแทนสินค้าเดิม ผู้ขายวัตถุดิบ แรงผลักดันจากลูกค้า

บทบาทของเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีต่อกลยุทธ์ในการบริหาร

1. ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการผลิต  เช่น    ลดต้นทุนการบริหารจัดการ    ลดต้นทุนในการผลิต  ช่วยลดบุคลากรหรือใช้บุคลากรในองค์กรได้เต็มศักยภาพมากขึ้น

2. ช่วยเพิ่มคุณภาพผลิตภัณฑ์และตอบสนองความต้องการลูกค้าได้ดีขึ้น

3. ช่วยสร้างสรรและพัฒนากลยุทธ์ในการบริหารจัดการให้ได้เปรียบในการแข่งขันมากขึ้น

4. ช่วยให้องค์บรรลุผลสำเร็จในการจัดการเชิงกลยุทธ์ตามแผนที่วางไว้

5. ช่วยให้เกิดการปรับโครงสร้างองค์กรหรือปรับรื้อองค์กรในทิศทางที่ดีได้

6. ช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้เร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น      ตลอดจนสามารถสั่งการ สื่อสารในองค์กรได้ชัดเจนและเป็นรูปธรรมมากขึ้น

7. ช่วยให้สามารถเข้าถึงข้อมูลที่มีค่าและจำเป็นต่อองค์กรได้ดีขึ้น

8. ช่วยให้เกิดนวัตกรรมใหม่ในตัวสินค้าและการบริการ

9. ช่วยเปลี่ยนมุมมองในการบริหารจากหน้าที่มาเป็นกระบวนการ

5. กลยุทธ์การแข่งขันขององค์กรมีกลยุทธ์อะไรบ้าง และระบบสารสนเทศมีส่วนสนับสนุนแต่ละกลยุทธ์อย่างไร

กลยุทธ์การแข่งขันขององค์กรมีด้วยกันดังนี้

               - การเป็นผู้นำต้นทุนต่ำ สามารถผลิตสินค้าและบริการที่ให้ต้นทุนต่ำ โดยใช้เทคโนโลยีเข้ามามีส่วนร่วมในการจัดสรรต้นทุนของการผลิตสินค้าได้ เพื่อรักษาต้นทุนให้ต่ำ โดยที่คุณภาพของสินค้าคงที่ และมีการจัดส่งสินค้าที่ตรงต่อเวลา

               - ความแตกต่างในตัวของผลิตภัณฑ์ มีการนำเทคโนโลยีมาใช้ในการออกแบบสินค้าเพื่อให้เกิดความแปลกใหม่ในตัวสินค้า และสร้างความโดดเด่นให้กับผลิตภัณฑ์ ที่แตกต่างจากคู่แข่งอื่นๆได้ โดยที่ผลิตภัณฑ์ยังคงความมีคุณภาพ

              - การทำให้อง์กรสามารถวิเคราะห์การซื้อของลูกค้าได้ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของรสนิยม ความพอใจของลูกค้า การเก็บรวบรวมข้อมูลเพื่อนำมาใช้ประโยชน์ได้ เช่น การนำเทคโนโลยีมาช่วยในด้านการประชาสัมพันธ์

            - การรักษาลูกค้า เพื่อให้ลูกค้าเกิดความประทับใจ มีการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในเรื่องของการบริการต่างๆ  เช่น การบริการหลังการขาย ความรับผิดชอบต่อผลิตภัณฑ์ ความสนใจของลูกค้า เพื่อผลประโยชน์ที่จะทำให้ลูกค้ากลับมาใช้บริการอีกครั้ง

6. ให้นิยามความหมายของ “การจัดการ” และหน้าที่ทางการจัดการแบ่งออกเป็นกี่หน้าที่ แต่ละหน้าที่สามารถนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยสนับสนุนให้เกิดประโยชน์อย่างไร

                การจัดการ (Management) คือ กระบวนการที่จะนำไปสู่การบรรลุเป้าหมายขององค์กร ซึ่งเป็นภารกิจของบุคคลหนึ่งหรือหลายคนที่เข้ามาทำหน้าที่ประสานทรัพยากรต่างๆขององค์กร และความพยายามของสมาชิก ทำให้เกิดกิจกรรมต่างๆ ที่จะนำไปสู่ความสำเร็จขององค์กร โดยมีการวางแผน การจัดองค์กร การจัดคนเข้าทำงาน การอำนวยการ และการควบคุมทรัพยากรณ์ขององค์กร ซึ่งจะต้องเผชิญกับสภาพแวดล้อมภายนอกองค์กรที่มีการแข่งขันมากขึ้น ทรัพยากรลดลง การเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วของเทคโนโลยี การตอบสนองต่อวัฒนธรรมที่แตกต่างกันและความต้องการของลุกค้าที่เปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลา

หน้าที่ของการจัดการแบ่งออกเป็น 5 ประการ คือ

                1.การวางแผน (planning) เป็นการกำหนดแนวทางการดำเนินงานขององค์กรในอนาคต ในลักษณะของแผนงานอย่างกว้าง ผลลัพธ์ที่ได้จะมาในรูปแบบของวิธีการดำเนินงาน ระยะเวลาและทรัพยากรที่ใช้ในการดำเนินงาน

                2.การจัดองค์กร (organizing) เป็นการกำหนดโครงสร้างขององค์กร เพื่อแสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์ของงาน แสดงให้เห็นถึงการใช้อำนาจหน้าที่และการตัดสินใจเพื่อดำเนินกิจกรรมต่างๆขององค์กร

                3.การจัดคนเข้าทำงาน (staffing) เป็นการจัดสรรบุคลากรให้เหมาะสมกับการปฏิบัติงาน มีการประเมิลผลงานของพนักงาน มีการกำหนดสิ่งตอบแทนการทำงานของพนักงานและเพิ่มพูนความรู้

                4.การอำนวยการ (directing) เป็นการสั่งการหรือให้แนวทางแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา ในเรื่องที่เกี่ยวกับงานที่มอบหมายให้ ผู้บริหารต้องมีการประสานงานระหว่างทีมงานให้เป็นไปอย่างสะดวกรวดเร็ว โดยใช้การสื่อสารรูปแบบที่เหมาะสมและประหยัดต่อองค์กร

                5.การควบคุม (controlling) เป็นการควบคุมการดำเนินงานให้เป็นไปอย่างเหมาะสมคุ้มกับการลงทุน ผู้บริหารต้องมีการพิจารณาว่าจะเลือใช้วิธีการใดในการควบคุม เช่น ปริมาณ เวลา คุณภาพหรืองบประมาณ และประเมินผลการดำเนินงานที่เป็นไปอย่างเหมาะสม

7.ผู้บริหารแบ่งออกเป็นกี่ระดับ อะไรบ้าง ผู้บริหารแต่ละระดับมีบทบาทและหน้าที่ที่สำคัญอย่างไร และสรุปความสำคัญและลักษณะของสารสนเทศที่ต้องการของผู้บริหารแต่ละระดับ

ผู้บริหารแบ่งออกเป็น 3 ระดับ คือ

                       1.ผู้บริหารระดับสูง (Top Manager) มีอำนาจในการบังคับบัญชาโดยทั่วทั้งองค์กร โดยการสั่งการลงมายังผู้บริหารระดับกลางและระดับล่าง ลักษณะงานส่วนใหญ่จะเน้นงานที่ต้องใช้ความคิดในการวิเคราะห์ การตัดสินใจเป็นเรื่องที่ไม่มีความแน่นอนและเกี่ยวข้องกับปัจจัยภายนอกต่างๆ

               2.ผู้บริหารระดับกลาง (Middle Manager) ทำหน้าที่ในการควบคุมการบริหาร ได้แก่ การวางแผนการทำงาน การติดตามการทำงานตามแผนที่วางไว้ มีการตรวจสอบ จัดสรรทรัพยากรรวมถึงประเมินผลการทำงาน เพื่อให้ตรงตามเป้าหมายที่ตั้งไว้

                     3.ผู้บริหารระดับล่าง (Low-level Manager) ควบคุมการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพ และเป็นผู้รายงานผลการปฏิบัติงานไปยังผู้บริหารระดับกลางและระดับสูง มีแบบแผนที่ชัดเจนและแน่นอน

สามารถแจกแจงรายละเอียดลักษณะของสารสนเทศที่ต้องการของผู้บริหารระดับต่างๆ ได้ดังนี้

ความสัญและลักษณะ	ผู้บริหารระดับต้น	ผู้บริหารระดับกลาง	ผู้บริหารระดับสูง
จุดมุ่งหมาย	ระดับปฏิบัติการ	ระดับหน่วยงาน	ระดับองค์กร
แหล่งที่มาของสารสนเทศ	ส่วนใหญ่มาจากภายในองค์กร	มาจากภายในและภายนอกองค์กร	ส่วนใหญ่มาจากภายนอกองค์กร
ขอบเขตสารสนเทศ	แคบลึก	ปานกลาง	กว้างมาก
ระยะเวลา	ระยะสั้น	ระยะกลาง	ระยะยาว
ลักษณะของสารสนเทศ	มีรายละเอียดมาก	มีรายละเอียดปานกลาง	สรุป
ความถี่ของสารสนเทศที่ต้องการ	บ่อยครั้ง เป็นประจำ	เป็นบางช่วง	นานๆครั้ง
ลักษณะของการตัดสินใจ	มีแบบแผนที่ชัดเจนและแน่นอน	มีแบบแผนบ้าง	ไม่มีแบบแผนที่ชัดเจนแน่นอน

8.อธิบายความต้องการสารสนเทศต่อแต่ละบทบาทของผู้บริหาร พร้อมทั้งบอกว่าระบบสารสนเทศใดที่สนับสนุนแต่ละบทบาท

ความต้องการสารสนเทศต่อบทบาทของผู้บริหาร ได้ถูกแบ่งออกเป็น 3 กลุ่ม ดังนี้

1.บทบาทระหว่างบุคคล (interpersonal roles) ผู้บริหารที่มีบทบาทต่อบุคคลในองค์กรและภายนอกองค์กร โดยจะเป็นตัวแทนขององค์กรที่คอยติดต่อสื่อสารกับสังคมภายนอกองค์กร บทบาทระหว่างบุคคลมีบทบาทที่ผู้บริหารมีหน้าที่ต้องรับผิดชอบ 3 ประเภท ได้แก่

                1.1 หัวหน้า (Figurehead) บทบาทในการจูงใจหรือบังคับบัญชาให้บุคลากรปฏิบัติตามหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบ

                1.2 ผู้นำ (Leader) บทบาทในการกระตุ้น จูงใจให้ผู้อื่นที่อยู่ใต้บังคับบัญชาปฏิบัติหน้าที่ในด้านการทำงานหรือด้านอื่นๆ

              1.3 ผู้ติดต่อ (Liaison) บทบาทในการติดต่อกับองค์กรหรือหน่วยงานภายนอก เพื่อให้ได้ข้อมูลและการบริการด้านการค้า

2.บทบาทด้านข่าวสาร (informational roles) หมายถึงบทบาทที่ผู้บริหารทำหน้าที่เสมือนเป็นศูนย์รวมของข้อมูลข่าวสาร ทั้งการรับและการส่ข้อมูลข่าวสารที่ทันสมัยและเชื่อถือได้ไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้อง จึงมีบทบาทที่ผู้บริหารต้องมีหน้าที่รับผิดชอบ 3 ประเภท ได้แก่

          2.1 ผู้ตรวจสอบ (Monitor) บทบาทในการติดตามและรับข้อมูลมาใช้ เพื่อให้เกิดความเข้าใจองค์กรและสภาพแวดล้อมภายนอก

             2.2 ผู้เผยแพร่ (Disseminator) บทบาทในการรับส่งข้อมูลที่ได้รับจากภายนอก หรือจากหน่วยงานย่อยให้กับบุคลากรขององค์กร

            2.3 โฆษก (Spokesman) บทบาทในการส่งข้อมูลไปยังภายนอก ตามแผนหรือนโยบายขององค์กรเสมือนเป็นโฆษกขององค์กร

3.บทบาทด้านการตัดสินใจ (decisional roles) บทบาทที่ผู้บริหารทำหน้าที่เป็นผู้ตัดสินใจในระดับองค์กร มีบทบาทที่ผู้บริหารมีหน้าที่ต้องรับผิดชอบเกี่ยวกับการตัดสินใจ 4 ประเภท ได้แก่

             3.1 ผู้จัดการ (Entrepreneur) บาทบาทในการจัดการสภาพแวดล้อมที่เป็นโอกาส และริเริ่มหรือแนะนำด้านหน้าที่การจัดการภายในองค์กร

               3.2 ผู้จัดการสิ่งรบกวน (Disturbance Handler) บทบาทในการปับการทำงานให้ไปในทางที่ถูกเมื่อองค์กรเผชิญหน้ากับสิ่งรบกวนที่ไม่คาดคิด

               3.3 ผู้จัดสรรทรัพยากร (Resource Allocator) บทบาทในการจัดสรรทรัพยากรให้แก่หน่วยงานต่างๆ ตามแผนกลยุทธ์ที่วางไว้

              3.4 ผู้เจรจา (Negotiator) บทบาทในการเป็นตัวแทนขององค์กรในการติดต่อเจรจาหรือแก้ปัญหาความขัดแย้งของกลุ่มหรือองค์กรอื่นๆ

9.ให้นิยามความหมายของ “การตัดสินใจ” และระดับของการตัดสินใจแบ่งเป็นกี่ระดับ อะไรบ้าง

              การตัดสินใจ หมายถึง กระบวนการในการเลือกทางเลือกในการปฏิบัติ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่วางไว้ เนื่องจากการดำเนินงานภายในองค์กรต้องเผชิญกับปัญหาต่างๆมากมาย ในการแก้ปัญหานั้นอาจมีวิธีที่เป็ไปได้หลายทาง จึงจำเป็นต้องทำการตัดสินใจเลือกทางเลือกในการแก้ปัญหาที่เหมาะสม และต้องคำนึงถึงความเป็นไปได้และความผันแปรของตัวแปรต่างๆที่เกี่ยวข้องด้วย

ระดับการตัดสินใจ ประกอบด้วย 4 ระดับ ได้แก่

              1.การตัดสินใจระดับกลยุทธ์ (Strategic Decision Making) เป็นการตัดสินใจที่มีผลระยะยาว โดยทั่วไปจะเป็นการตัดสินใจของผู้บริหาร

              2.การตัดสินใจระดับการควบคุมการ (Management Control Decision Making) เป็นการตัดสินใจที่มีผลต่อส่วนใดส่วนหนึ่งขององค์กร ที่เป็นส่วนย่อยอยู่ภายใต้การตัดสินใจระดับกลยุทธ์ เป็นการตัดสินใจของผู้บริหารระดับกลาง เกี่ยวกับการวัดผลการทำงาน

              3.การตัดสินใจระดับปฏิบัติการ (Operational Control Decision Making) เป็นการตัดสินใจที่มีผลต่อการปฏิบัติงานและกิจกรรมต่างๆ ที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน โดยทรัพยากรจะมีการกำหนดไว้เรียบร้อย เป็นการตัดสินใจของผู้บริหารระดับล่าง

      4.การตัดสินใจของผู้เชี่ยวชาญ (Knowledge-level Decision Making) เป็นการตัดสินใจของผู้เชี่ยวชาญ ที่เกี่ยวข้องกับการประเมินทางเลือกของสินค้าหรือบริการใหม่ การสื่อสารความรู้ใหม่ และวิธีการกระจายข้อมูลข่าวสารไปยังหน่วยทุกหน่วยขององค์กร

10. รูปแบบการตัดสินใจของผู้บริหารมีอะไรบ้างแต่ละรูปแบบแตกต่างกันอย่างไร พร้อมยกตัวอย่างประกอบ

       รูปแบบการตัดสินใจของผู้บริหาร มีการตัดสินใจที่แตกต่างกันไปตามลักษณะของงานที่รับผิดชอบในแต่ละระดับของการบริหาร แบ่งออกเป็น 3 รูปแบบ ดังนี้

                1.การตัดสินใจแบบมีโครงสร้าง (Structure) เป็นการตัดสินใจที่ใช้หลักวินิจฉัยแบบที่มีหลักเกณฑ์หรือมีหลักการที่แน่นอนชัดเจน เป็นกระบวนการที่มีการตัดสินใจและการกำหนดทางแก้ไขไว้ล่วงหน้า เนื่องจากเป็นการตัดสินเกี่ยวกับปัญหาที่ทราบดีและมักเกิดขึ้นซ้ำๆ เป็นประจำ โดยวิธีการแก้ปัญหาที่ดีที่สุดจะถูกกำหนดไว้อย่างชัดเจนตามวัตตถุประสงค์ที่วางไว้ และมีวัตถุประสงค์เพื่อให้เกิดค่าใช้จ่ายต่ำที่สุดหรือให้เกิดกำไรสูงสุด เช่น

- การหาระดับสินค้าคงคลังที่เหมาะสม

- การจัดซื้อสินค้าในปริมาณที่ทำให้เกิดการประหยัด

- การเลือกลงทุนที่เหมาะสม

                ตัวอย่างของการตัดสินใจแบบโครงสร้างที่ใช้กับงานด้านธุรกิจ เช่น การตัดสินใจเกี่ยวกับระดับสินค้าคงคลังว่าจะต้องสั่งของเข้าเท่าไหร่ จึงจะอยู่ในจุดที่คุ้มทุน และทำให้เกิดการประหยัดมากที่สุด

                

      2.การตัดสินใจแบบกึ่งโครงสร้าง (Semi structure) เป็นการตัดสินใจแบบผสมระหว่างแบบมีโครงสร้างและแบบไม่มีโครงสร้าง คือบางส่วนสามารถตัดสินใจแบบมีโครงสร้างได้ แต่บางส่วนไม่สามารถทำได้

                ปัญหาแบบกึ่งโครงสร้างนี้ จะใช้วิธีการแก้ปัญหาแบบมาตรฐานและพิจารณาโดยมนุษย์รวมเข้าไว้ด้วยกัน จึงมีขั้นตอนในการแก้ปัญหาไม่ชัดเจนและซับซ้อนมากกว่าแบบมีโครงสร้าง ปัญหาบางส่วนสามารถเขียนเป็นแบบจำลองทางคณิตศาสตร์ได้ แต่ปัญหาบางส่วนไม่สามารถเขียนออกมาในรูปแบบของจำลองได้

                สารสนเทศที่ใช้จะเป็นสารสนเทศที่มีโครงสร้างและเป็นรูปแบบรายงานที่ชัดเจน มีข้อมูลแนวโน้มต่างๆที่มาจากแหล่งข้อมูลภายนอกองค์กร ตัวอย่างของการตัดสินใจแบบกึ่โครงสร้าง เช่น การทำสัญญาทางการค้า  การกำหนดงบประมาณทางการตลาดสำหรับผลิตภัณฑ์ การตัดสินใจให้เครดิตกับลูกค้า เป็นต้น

                3.การตัดสินใจแบบไม่มีโครงสร้าง (Unstructured) เป็นการตัดสินใจที่ไม่มีหลักการหรือวิธีการที่แน่นอนที่สามารถนำมาใช้ในการตัดสินใจได้ อีกทั้งมีทางเลือกได้มากมายหลายทางเพื่อใช้แก้ปัญหาและตัวแปรที่เข้ามาเกี่ยวข้องในการตัดสินนั้นมีจำนวนมากและซับซ้อน มีโอกาสผิดพลาด หรือมีความเสี่ยงมากกว่าการตัดสินใจแบบที่มีโครงสร้างและแบบกึ่งโครงสร้าง

                เป็นการตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหาที่มีรูปแบบไม่ชัดเจน จึงต้องใช้สัญชาติญาณ ประสบการณ์ ความรู้และความชำนาญของผู้บริหารในการตัดสินใจ

                สารสนเทศที่ใช้ส่วนใหญ่เป็นสารสนเทศที่มาจากภายนอกองค์กร เช่น ข้อมูลข่าวสารทางการเมมือง เศรษฐกิจทั้งภายในและภายนอกประเทศ หรือแนวโน้มทางเทคโนโลยี เป็นต้น

                ตัวอย่างของการตัดสินใจแบบไม่มีโครงสร้าง เช่น การวางแผนการบริการใหม่ การว่าจ้างผู้บริหารใหม่เพิ่ม ปัญหาพนักงานประท้วง หรือการเลือกกลุ่มของโครงงานวิจัยและพัฒนาเพื่อนำไปใช้ในปีหน้า

11.อธิบายกระบวนการตัดสินใจของ Simon ประกอบด้วยขั้นตอนอะไรบ้าง

               Herbert A.Simon  ให้ความหมายการตัดสินใจว่า เป็นการกำหนดขอบเขตของนโยบายทั้งหมด และเป็นภารกิจที่แผ่กระจายไปทั่วการบริหารองค์การเช่นเดียวกับการปฏิบัติงาน  แท้จริงแล้วการตัดสินใจมีความสำคัญเกี่ยวข้องกันกับทฤษฎีการบริหารโดยทั่วไป  จะต้องรวมหลักการขององค์การเพื่อประกันความถูกต้องของการตัดสินใจ  เป็นหลักการที่เที่ยงตรงประกันประสิทธิผลของการปฏิบัติงาน 

              กระบวนการตัดสินใจของ Herbert A.Simon  ได้แบ่งกระบวนการตัดสินใจออกเป็น 4 ขั้นตอน ได้แก่

                   1.การกำหนดปัญหา (Intelligence Phase) เป็นการรวบรวมข้อเท็จจริง ความเชื่อ ความคิดและเหตุผลต่างๆ เพื่อใช้ในการตัดสินใจ ผู้บริหารจะต้องมองเห็นว่าเกิดปัญหาอะไรในองค์กร ที่อาจจะเป็นต่อการดำเนินงานขององค์กรหรือการดำเนินธุรกิจ ซึ่งหากรวบรวมข้อมูลได้ครบถ้วนมากเท่าใดก็สามารถนำไปกำหนด ทางเลือกในการแก้ปัญหาที่ชัดเจนและแน่นอนได้มากขึ้นเท่านั้น

                 2.การออกแบบ (Design Phase) เป็นการสร้าง พัฒนาและวิเคราะห์ทางเลือกในการปฏิบัติที่เป็นไปได้ รวมทั้งการทดสอบและประเมินทางแก้ปัญหาที่เกิด โดยการสร้างตัวแบบเพื่อการแปลงปัญหาให้อยู่ในรูปตัวแบบเชิงปริมาณ หรือตัวแบบทางคณิตศาสตร์ เพื่ออธิบายถึงความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปรทั้งหมด การตั้งสมมติฐาน การกำหนดเงื่อนไขแบบต่างๆ และทำการทดสอบทางเลือกต่างๆ ที่มีความเป็นไปได้ในการนำมาแก้ไขปัญหา

              3.การตัดสินใจเลือกทางเลือก (Choice Phase) เป็นการตัดสินใจเลือกทางเลือกใดทางเลือกหนึ่งจากทางเลือกทั้งหมด ที่ได้มีการพิจารณาข้อดี ข้อจำกัด ตามหลักเกณฑ์การเลือกที่กำหนดไว้ การตัดสินใจของผู้บริหารอาจเลือกทางเลือกที่ดีที่สุด หรือทางเลือกที่เหมาะสมกับสถานการณ์ในขณะนั้น เพื่อนะไปปฏิบัติ ซึ่งขึ้นอยู่กับไหวพริบ ประสบการณ์ความเด็ดขาด ความกล้าได้กล้าเสีย หรือวิสัยทัศน์ของผู้บริหารแต่ละคนด้วย

                4.การนำไปปฏิบัติ (Implementation Phase) เป็นขั้นตอนในการนำทางเลือกที่เลือกไว้มาปฏิบัติจริงเพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น ผู้บริหารจะต้องกำหนดว่าจะเริ่มดำเนินเมื่อใดและดำเนินการอย่างไร เมื่อนำไปปฏิบัติแล้วต้องมีการประเมินผลของทางเลือกที่นำมาใช้ในการแก้ปัญหา และผลการปฏิบัติเป็นไปตามเป้าหมายหรือไม่

12. อธิบายระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการแต่ละชนิด สนับสนุนประเภทการตัดสินใจ และการตัดสินใจของผู้บริหารแต่ละระดับ อย่างไร

ประเภทของระบบสารสนเทศ

                1. ระบบสารสนเทศประมวลผลธุรกรรม (Transaction Processing Systems: TPS) เป็นระบบสารสนเทศแบบประมวลผลธุรกรรมทำหน้าที่รวบรวม บันทึกข้อมูลในแฟ้มข้อมูล (File) หรือฐานข้อมูล(Database) และประมวลผลข้อมูลที่เกิดจากการทำธุรกรรมและการปฏิบัติงานประจำ (Routine)ขององค์การเพื่อนำไปจัดทำระบบสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้นๆ ลักษณะการประมวลผลข้อมูลของ TPS แบ่งเป็น 2 ประเภทคือ

                1.1การประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch Processing) เป็นการประมวลผลที่ข้อมูลจะถูกรวบรวมและสะสมไว้ระหว่างช่วงเวลาที่กำหนดแล้วจึงจะประมวลผลรวมกันเป็นครั้งเดียวการออกแบบลักษณะการประมวลผลแบบกลุ่มก็เพื่อประหยัดค่าใช้จ่าย และให้เกิดความเหมาะสมกับลักษณะของงาน

                1.2 การประมวลผลแบบทันที (Real-Time Processing) เป็นการประมวลผลแต่ละรายการและให้ผลลัพธ์ทันทีเมื่อมีการป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบการประมวลผลแบบทันทีถ้าเป็นการประมวลผลรายการแบบออนไลน์จะเรียกว่า Online Transaction Processing หรือ OLTP เช่น การจองตั๋วเครื่องบิน

                2.ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System: MIS) เป็นระบบสารสนเทศที่โดยปกติแล้วจะประมวลผลและสรุปผลจากแฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูล ที่ได้จากTPSเพื่อจัดทำสารสนเทศตามความต้องการของผู้บริหารสำหรับนำไปใช้ในการวางแผน ควบคุม กำกับดูแล สั่งการ และประกอบการตัดสินใจโดยสามารถจำแนกได้เป็น 4 ประเภทดังนี้

              2.1 รายงานที่จัดทำตามระยะเวลาที่กำหนด (Periodic Reports) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งอาจเป็นรายงานที่จัดทำขึ้นทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน หรือทุกๆ ปี

                2.2 รายงานสรุป (Summarized Reports) เป็นรายงานที่จัดทำเพื่อสรุปการดำเนินงานโดยภาพรวม โดยปกติจะแสดงผลในรูปของตารางสรุปจำนวนและกราฟเปรียบเทียบ

                2.3 รายงานที่จัดทำตามเงื่อนไขเฉพาะ (Exception Reports) เป็นรายงานที่จัดทำตามเงื่อนไขพิเศษไม่อยู่ในเกณฑ์การจัดทำรายงานตามปกติ มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้บริหารได้ใช้สารสนเทศสำหรับการตัดสินใจอย่างทัน เวลา

                2.4 รายงานที่จัดทำตามความต้องการ (Demand Reports) เป็นรายงานที่มีลักษณะตรงข้ามกับรายงานที่จัดทำตามระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งรายงานจะกระทำตามเวลาอย่างสม่ำเสมอ ในขณะที่ Demand Reports จะจัดทำเมื่อผู้บริหารมีความต้องการในรายงานนั้นๆ เท่านั้น

                3.ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems: DSS) เป็นระบบสารสนเทศที่นำข้อมูลจากฐานข้อมูลต่างๆ มาใช้ในการตัดสินใจ และจะช่วยสนับสนุนการแก้ปัญหาและตัดสินใจเฉพาะกรณีตามที่ผู้บริหารต้องการ เป็นการเน้นการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพลักษณะสำคัญของDSSคือจะต้องเป็นระบบที่ให้สารสนเทศอย่างรวดเร็วต่อการตัดสินใจเพื่อใช้ในการแก้ปัญหาและกำหนดกลยุทธ์ ดังนั้นDSSจึงควรออกแบบในลักษณะที่โต้ตอบกับผู้ใช้เพื่อสืบค้นข้อมูลจากฐานข้อมูล

                4. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Support Systems: ESS) เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการวิเคราะห์ปัญหาศึกษาแนวโน้มและการวางแผนกลยุทธ์ ผู้บริหารสามารถเข้าถึงสารสนเทศโดยกำหนดมุมมองได้ในรูปแบบต่างๆจึงเป็นระบบที่มีความยืดหยุ่นและคล่องตัวสูง และรวดเร็วต่อการใช้งานได้ง่ายEISสามารถเข้าถึงสามาสนเทศจากฐานข้อมูลภายในและภายนอกองค์การและจะนำเสนอ สารสนเทศที่ได้จากการวิเคราะห์ในรูปของรายงาน ตาราง และ กราฟ เพื่อการสรุปสารสนเทศให้ผู้บริหารได้เข้าใจง่ายและประหยัดเวลา

                 5.ระบบสารสนเทศความรู้ (KWS) หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่าระบบงานสร้างความรู้ หรือ จัดการความรู้ เป็นระบบที่ช่วยสนับสนุนบุคลากรระดับวิชาชีพที่มีความรู้สูงและทักษะเฉพาะทาง (Knowledge Workers) เช่น วิศวกร แพทย์ นักกฎหมาย ทนาย นักวิทยาศาสตร์ ที่ทำงานด้านการสร้างความรู้เพื่อพัฒนาการคิดค้นและใช้เป็นฐานรองรับการจัดการความรู้ (knowledge-based system) และอาจนำเทคโนโลยีระบบปัญญาประดิษฐ์ หรือ Artificial Intelligence (AI) มาประยุกต์ใช้ ในการสร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ บริการใหม่ การจัดหมวดหมู่และบูรณาการความรู้ใหม่เข้าไปในองค์การ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในหน่วยงาน ซึ่งหน่วยงานจำเป็นต้องนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาสนับสนุนให้การพัฒนาเกิดขึ้นได้โดยสะดวก สามารถแข่งขันได้ทั้งในด้านเวลา คุณภาพ และราคา ระบบต้องอาศัยแบบจำลองที่สร้างขึ้น ตลอดจนการทดลองการผลิตหรือดำเนินการ ก่อนที่จะนำเข้ามาดำเนินการจริงในธุรกิจ ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของ สิ่งประดิษฐ์ ตัวแบบ รูปแบบ เป็นต้น

                6. ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information Systems: OIS) เป็นระบบเกี่ยวกับการใช้คอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์อัตโนมัติในสำนักงาน สำหรับช่วยงานต่างๆ ในสำนักงานได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น งานพิมพ์เอกสารด้วยโปรแกรม Work Processing งานจัดทำเอกสารและส่งทางไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ E-mail งานจัดหน้าเอกสารด้วยโปรแกรมการพิมพ์ตั้งโต๊ะ เป็นต้น